Pengertian
Surat Menyurat
Surat
menyurat adalah suatu kegiatan untuk mengadakan hubungan secara terus menerus
antara pihak yang satu kepada pihak yang lainnya. Dan dilaksanakan dengan
saling berkiriman surat. Kegiatan surat menyurat ini disebut juga dengan
istilah lainnya yaitu korespondensi. Jika hanya sepihak saja yang mengirimkan
surat secara terus menerus tanpa ada balasan atau tanggapan dari pihak lainnya
hal ini tidak dapat dinamakan kegiatan surat menyurat. Setiap kerja perorangan
apalagi organisasi selalu membutuhkan kerja sama dengan pihak lain untuk
mencapai tujuannya.
Bahasa Surat
Pada
hakekatnya surat itu adalah suatu karangan yang berupa perumusan dalam bentuk
tertulis tentang pernyataan, pemikiran, permintaan, atau hal-hal yang ingin
disampaikan kepada pihak penerima surat. Karena surat sebagai karangan, maka
suratpun harus memenuhi berbagai ketentuan mengenai penyusunan karangan ataupun
komposisi seperti tema, tata bahasa, kalimat, alinea, gaya bahasa dan
penggunaan tanda baca. Sebagai karangan surat dapat disusun secara :
·
Deduktif
yaitu dimana penulis terlebih dulu melaporkan pokok permasalahannya, kemudian
baru dikemukakan penjelasannya atau alasan-alasannya.
·
Induktif
adalah penyusunan kalimat-kalimat dimana terlebih dulu dikemukakan
alasan-alasannya, baru kemudian melaporkan pokok-pokok masalahnya.
Jenis –
jenis Surat
Berdasarkan
Sifat Surat
Berdasarkan
sifatnya surat dapat digolongkan menjadi lima jenis yaitu :
Surat
Pribadi
Surat
pribadi adalah surat-surat yang bersifat kekeluargaan, surat-surat yang berisi
masalah keluarga, baik tentang kesehatan, keuangan keluarga dan sebagainya.
Surat Dinas
Pribadi
Surat dinas
pribadi disebut juga surat setengah resmi adalah surat-surat yang dikirimkan
dari seseorang atau pribadi kepada instansi-instansi, perusahaan-perusahaan,
ataupun jawatan-jawatan.
Surat Dinas
Swasta
Surat dinas
swasta disebut juga surat resmi adalah surat-surat yang dibuat oleh
instansi-instansi swasta, yang dikirimkan untuk para karyawannya ataupun untuk
para relasinya atau langganannya atau instansi –instansi lain yang terkait.
Surat Niaga
Surat niaga
adalah surat yang berisi, soal-soal perdagangan yang dibuat oleh perusahaan
yang dikirimkan kepada para langganannya.
Surat Dinas
Pemerintah
Surat dinas
digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas dan tugas
kantor. Surat ini penting dalam pengelolaan administrasi dalam suatu instansi
Fungsi dari surat dinas yaitu sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat
berkaitan fungsinya dengan arsip, bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan
pedoman kerja dalam bentuk surat keputusan dan surat instruksi Ciri-ciri surat
dinas:
- Menggunakan kop surat dan instansi
atau lembaga yang bersangkutan
- Menggunakan nomor surat, lampiran,
dan perihal
- Menggunakan salam pembuka dan
penutup yang baku
- Menggunakan bahasa baku atau ragam
resmi
- Menggunakan cap atau stempel
instansi atau kantor pembuat surat
- Format surat tertentu
Berdasarkan
Wujud Surat
Penggolongan
surat berdasarkan wujudnya dapat dibagi kedalam tujuh jenis, yaitu :
Surat Yang
menggunakan Kartu Pos
Kartu pos
adalah blanko yang dikeluarkan oleh Perum Postel atau instansi lain yang telah
diberi izin Perum Postel untuk mencetaknya asal sesuai dengan
ketentuan-ketentuan yang telah ditetapkan Perum Postel.
Warkat Pos
Warkat pos
adalah sehelai kertas yang telah dicetak dengan memakai lambaga dan petunjuk
penulisan berita, yang dikeluarkan oleh perum postel atau instansi lain yang
telah diberi izin.
Surat
Bersampul
Surat
bersampul adalah surat-surat yang isinya atau beritanya ditulis pada kertas
lain, kemudian kertas surat tersebut dimasukkan kedalam sampul atau amplop.
Surat
Terbuka dan Surat Tertutup
Surat terbuka
adalah surat-surat yang isinya dapat dibaca oleh umum misalnya, surat dari
pembaca kepada pembaca atau surat yang dikirimkan oleh pembaca untuk
pemerintah, instansi lain, melalui redaksi surat kabar, majalah, tabloid, dan
sebagainya.
Memorandum
dan Nota
Memorandum
adalah salah satu alat komunikasi berupa surat-surat dilingkungan dinas yang
penyampaiannya tidak resmi dan digunakan secara intern (didalam lingkungan
sendiri baik perusahaan ,instansi lainnya). Nota adalah merupakan alat komunikasi
kedinasan antara pejabat dari suatu unit organisasi yang digunakan secara
intern dalam lingkungan sendiri, tetapi bersifat resmi.
Telegram
Telegram
adalah suatu alat komunikasi dengan cara menyampaikan berita-berita melalui
radio atau pesawat telegram mengenai sesuatu hal yang perlu segera mendapat
penyelesaian dengan cepat. Isi telegram berupa tulisan-tulisan singkat yang
dikirimkan dari jarak jauh.
Surat Biasa
Surat biasa
adalah surat-surat yang isinya tidak mengandung rahasia walaupun terbaca oleh
orang lain, seperti surat undangan pernikahan atau khitanan, surat pertemuan
para siswa untuk rekreasi dan sebagainya.
Berdasarkan
Keamanan Isinya.
Berdasarkan
keamanan isinya, surat dapat digolongkan menjadi tiga jenis yaitu :
Surat Sangat
Rahasia
Surat-surat
yang digunakan untuk surat-surat yang berhubungan dengan keamanan Negara atau
surat-surat yang berupa Dokumen Negara, sehingga bila surat ini jatuh ketangan
yang tidak berhak maka akan membahayakan masyarakat atau Bangsa dan Negara.
Surat Rahasia
Surat-surat
yang isinya harus dirahasiakan, tidak boleh dibaca oleh orang lain, karena bila
jatuh ketangan orang yang tidak berhak, akan merugikan perusahaan atau instansi
tersebut.
Surat
konfidensial
Surat-surat
yang termasuk surat rahasia juga, karena isinya tidak boleh diketahui orang
lain cukup hanya diketahui oleh pejabat yang bersangkutan, karena kalau jatuh
kepada orang yang tidak berhak akan mencemarkan nama baik orang tersebut.
Contohnya surat laporan tentang karyawan yang korupsi.
Berdasarkan
Proses Penyelesaiannya
Surat
berdasarkan proses penyelesaiannya dapat digolongkan menjadi tiga jenis, yaitu:
Surat Sangat
Segera atau Surat Kilat.
Surat yang
harus dikirimkan dengan sangat segera atau kilat adalah surat yang harus
ditangani secepat mungkin pada kesempatan yang pertama karena surat ini harus
segera dikirimkan secepatnya karena penerima harus cepat menanggapi dan
menyelesaikannya.
Surat Segera
Surat yang
secepatnya diselesaikan tetapi tidak perlu pada kesempatan yang pertama dan
segera dikirimkan supaya mendapat tanggapan dan penyelesainya dari pihak
penerima.
Surat Biasa
Surat-surat
yang tidak perlu tergesa-gesa untuk penyelesaian karena tidak perlu mendapat
tanggapan yang secepatnya dari penerima.
Berdasarkan
Dinas Pos
Surat
berdasarkan pos dapat digolongkan menjadi :
Surat Biasa
Surat yang
menurut penggolongan dinas pos, surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya
atau sifatnya biasa atau tidak begitu penting, karena pada umumnya surat ini
tidak perlu mendapat tanggapan yang secepatnya dari penerima, dengan demikian
surat-surat ini penyampaiannya kepada tujuan atau penerima waktunya tidak
dipastikan, tetapi biaya yang dikenakan dinas pos, prangkonya cukup murah.
Surat Kilat
Surat-surat
yang secepatnya ditangani supaya mendapat tanggapan dan penyelesaian yang
secepatnya pula dari penerima. Oleh karena itu surat kilat cara penyampaiannya,
ongkos pengirimannya atau prangkonya lebih mahal dari surat biasa.
Surat Kilat
Khusus
Surat-surat
yang dibuat seseorang yang isinya sangat penting dan harus segera ditangani
supaya mendapat tanggapan dan penyelesaian yang secepatnya dari penerima .
Surat tercatat
Adalah surat
yang dibuat oleh seseorang yang isinya sangat penting, sehingga harus segera
ditangani dan diselesaikan secepatnya supaya surat tersebut mendapat tanggapan
dan penyelesaian secepatnya pula dari pihak penerima, surat inipun hampir sama
dengan kilat khusus, cara penyampaiannya oleh dinas pos sangat diutamakan
ongkosnya atau prangkonya mahal.
Arti dan
Fungsi Surat
Surat yang
berfungsi sebagai salah satu alat komunikasi dalam dunia usaha dan perkantoran,
dapat juga berfungsi sebagai :
1.
Alat bukti
tertulis : adanya hitam di atas putih berguna untuk dijadikan bukti apabila
terjadi perselisihan atau salah penafsiran antar kantor atau pejabat yang
mengadakan hubungan korespondensi.
2.
Alat
pengingat : berguna untuk mengetahui hal-hal yang terlupa atau telah lama.
3.
Bukti
historis : berguna sebagai bahan riset mengenai keadaan atau aktivitas suatu
organisasi pada masa-masa lalu.
4.
Duta
organisasi : surat dapat mencerminkan keadaan mentalitas, jiwa dan kondisi
intern dari organisasi atau kantor yang bersangkutan.
5.
Pedoman :
surat juga merupakan pedoman dalam pelaksanaan pekerjaan.
Syarat –
Syarat Surat yang baik
1. Jelas
Jelas disini
berarti: tulisan mudah dibaca dan mudah pahami baik dari identitas si pengirim
surat, nama dan alamat yang dituju, serta dari isi surat itu sendiri.
2. Benar
Benar disini
berarti: isi dari surat tersebut memang benar maksud dan tujuannya (tidak untuk
iseng), serta menggunakan kosa kata yang baku.
3. Sopan
Sopan disini
berarti: menggunakan bahasa yang tidak hanya baku tetapi juga memiliki sopan
santun.
4.
Singkat/tidak terlalu bertele-tele
Singkat
disini bukan berarti penulisan katanya yang harus disingkat-singkat, tetapi
menggunakan bahasa yang efektif sehingga surat tidak terlalu panjang lebar.
5. Lengkap
Lengkap
disini berarti: Maksud dan tujuan sudah terwakilkan atau tertuang semua dalam
surat.
6. Menarik
Menari
disini bukan berarti harus menggunakan kosa kata seperti pada iklan-ikan yang
sering kita jumpai. Tetapi, kertas dan sampul surat harus serasi, bersih dan
rapi sehingga enak dipandang dan dibaca.
Contoh Surat
Gambar Contoh Surat
pada gambar
di atas contoh gambar yang saya ambil ialah contoh surat lamaran
pekerjaan.
demikian
penjelasan mengenai Surat Menyurat dari saya.
semoga
bermanfaat. ^_^ Terima kasih sudah mengunjungi blog saya
Sumber : http://ikarizkisafitri.blogspot.com/2013/06/pengertian-bahasa-jenis-dan-ciri-ciri.html
